fichiers internationaux
Pour être en mesure de gérer efficacement les droits qui lui sont cédés, la SSA doit détenir des renseignements complets et fiables sur les oeuvres de ses sociétaires et mandants, ainsi que sur les oeuvres des auteurs étrangers qu'elle représente en Suisse.
Il vous appartient de fournir à la SSA, pour chacune de vos créations, toutes les informations utiles à la gestion des droits, à savoir:
- Le titre
- Le nom d'auteur sous lequel l'oeuvre est divulguée;
- L'identité civile de la personne qui a créé l'oeuvre;
- Cas échéant, le nom ou le pseudonyme et l'identité des coauteurs;
- La règle de partage adoptée par les coauteurs de l'oeuvre;
- La catégorie à laquelle l'oeuvre appartient (pièce de théâtre, scénario de téléfilm, etc.);
- Les éventuels ayants droit sur l'oeuvre (éditeurs, etc.);
- Les utilisations prévues et, s'il y a lieu, les utilisations antérieures;
- Et pour les oeuvres dérivées :
- le titre de l'oeuvre préexistante;
- le ou les auteurs de l'oeuvre préexistante;
- l'autorisation d'utiliser l'oeuvre préexistante (si elle a déjà été délivrée);
- le partage convenu entre l'auteur originel et l'adaptateur, respectivement le traducteur (si l'accord existe).
Ces données doivent être communiquées à la SSA lors de la déclaration de l'oeuvre.
Si l'oeuvre a plusieurs auteurs, une seule déclaration suffit. La clé de partage des droits, dont les coauteurs conviennent librement, figurera sur cette déclaration commune que chaque coauteur est alors tenu de signer.
S'il est possible d'exploiter séparément les apports respectifs des coauteurs d'une oeuvre de collaboration (oeuvre dramatico-musicale, par exemple), il y a lieu de l'indiquer expressément.
A relever que faute d'une clé de partage, la SSA appliquera les règles de répartition de ses règlements.
Les informations concernant les oeuvres sont enregistrées dans le système informatique de la SSA. Des données complémentaires s'y ajouteront au fur et à mesure de la vie de l'oeuvre (autorisations, utilisations et rémunérations, notamment). Cet ensemble de renseignements constitue la documentation de l'oeuvre.
Dans le sillage des nouvelles technologies les sociétés d'auteurs ont mis en place des systèmes de partage d'informations propres à améliorer et accélérer le flux des données dont elles ont régulièrement besoin.
C'est ainsi que les sociétés de gestion de droits d'auteur regroupées au sein de la CISAC* ont constitué le "Common Information System" (CIS). La SSA transmet donc la documentation des oeuvres audiovisuelles de ses membres au fichier international de l'audiovisuel: l'International Documentation of Audiovisual works (IDA).
Un autre fichier international est de la première importance pour la SSA: la banque de données IPI ("Interested Parties Information"), alimentée par les sociétés d'auteurs du monde entier. Grâce au système, IPI il est possible de savoir instantanément à quelle société un auteur est affilié, en quelle qualité, pour quels droits et pour quels territoires.